Hvordan lykkes med kommunikasjon under en pandemi?

Da regjeringen bestemte at Norge skulle stenge ned som følge av pandemien fikk kommunikasjonsarbeidet en ny vending. Til rundt 21 905 studenter og 2 200 ansatte skulle Hilland og resten av staben forberede ulike kommunikasjonstiltak.

-Vi hadde en tid i forveien forberedt ulike scenarioer, men likevel var det spesielt å sitte med kommunikasjonsstaben i etterkant av pressekonferansen og diskutere kommunikasjonstiltak, sier Hilland.

Hilland sier det har vært utfordrende å gi rask og presis informasjon til studentene når koronareglene stadig endrer seg.

Hvordan lykkes dere med et budskap til en sammensatt studentgruppe med vidt spenn av profesjonsutdanninger?

-Det krever godt samarbeid på tvers. Vi kan kommunisere det generelle som gjelder alle. Studieadministrasjonene og faglærere, som har ansvar for hvert enkelt studieprogram, informerer om det som gjelder spesifikt for en mindre studentgruppe innenfor hvert program. Det er etablert en kanalstrategi og vi samarbeider om gode kommunikasjonsplaner i for eksempel kommunikasjon til nye studenter, forteller Hilland.

Hilland har møtt studenter som både er lei seg og bekymret, selv om de viser forståelse for tiltakene som blir innført. Det psykososiale er en utfordring blant studentene og ett grep som er gjort for å hjelpe studentene er innføringen av ulike nettverksgrupper. Gruppene setter i gang ulike tiltak som kan gjøre hverdagen litt lettere for studentene.

– Gruppene skal prioritere og finne forslag til nye tiltak slik at tilgjengelige ressurser blir brukt så hensiktsmessig som mulig. For eksempel arrangeres det hver tirsdag «Frokostkompis» der studentene kan spise frokost sammen digitalt. Det er ett av flere lavterskeltilbud, sier Hilland.

Ved siden av arbeidet med krisekommunikasjon har Hilland ansvar for et av nettstedene til OsloMet. Innholdet skal forvaltes på en god måte, og budskapet skal være tydelig. I tillegg er Hilland daglig leder for OsloMet sin førstelinje på Fakultet for helsevitenskap som skal være med på å betjene 6000 studenter.

-Målet er å knytte førstelinja tettere sammen med det strategiske kommunikasjonsarbeidet forøvrig. Nå under pandemien har det vært uvurderlig å ha god innsikt for å se hva som rører seg blant studentene. Rett og slett se hvor vi ikke er gode nok enda og jobbe for å gjøre det bedre, sier Hilland.

Har du tips til andre som vurderer å arbeide med kommunikasjon?

-Du bør være glad i en hektisk arbeidshverdag og du bør tåle en viss uforutsigbarhet. Dette er ikke en jobb preget av rutine. Du bør heller ikke bla deg forbi de samfunnspolitiske nyhetene. Det er en stor fordel å ha interesse for hva som skjer i samfunnet både lokalt og globalt. Dessuten er det en fordel å være omgjengelig slik at man lett skaper god kontakt med andre mennesker. Naturligvis bør du også være god både skriftlig og muntlig, sier Hilland.