Når teknologien tar over

Mange vil nok nikke gjenkjennende til scenariet over. Selv om det har blitt hverdagen for mange på hjemmekontoret under pandemien, kunne det like gjerne vært en beskrivelse av noen betydelig eldre fenomener.

– «Technostress» er et begrep som ble lansert allerede på 1980-tallet, og handler om problemene vi mennesker har med å tilpasse oss nye teknologier. Begrepet brukes i dag i økende grad i forbindelse med digitalisering og det å skulle forholde seg til informasjons- og kommunikasjonsteknologi i jobbsammenheng, forklarer Jan Olav Christensen.

Christensen er forsker i arbeidspsykologi ved Statens arbeidsmiljøinstitutt, STAMI, og har ledet arbeidet med en litteraturstudie som har undersøkt hvilke mulige konsekvenser digitalisering og ny teknologi i arbeidet har for arbeidstakeres psykososiale arbeidsmiljø, arbeidshelse og velvære. Sentralt i studien står fenomenene «technostress» og «telepress».

Det er flere måter ny teknologi kan påvirke oss negativt på. I litteraturen(*) beskrives technostress ved hjelp av fem aspekter, som alle kan være belastende for arbeidstakerne.

1: Teknologien tvinger den ansatte til å jobbe raskere.

2: Informasjonsteknologien invaderer og forstyrrer. Også i privatlivet.

3: Kompleksiteten til den nye teknologien gjør at ansatte føler seg inkompetente.

4: Den raske teknologiske utviklingen oppleves som en trussel mot jobbsikkerheten.

5: De raske endringene, oppgraderingene og feilrettingene av maskinvare og programvare oppleves utfordrende siden ingenting virker pålitelig og konstant, og man ikke vet hva man kan forvente av det.

Telepress handler om at kommunikasjonsmulighetene den nye teknologien bringer med seg kan føre til et ekstra krav om å svare på henvendelser. At man enten føler et press, eller i mange tilfeller også et ønske, om å alltid være tilgjengelig.

– Dette er som sagt ikke noe nytt. Vi har snakket om det grenseløse arbeidslivet i mange år, men nå står vi overfor en fjerde industriell revolusjon, og det gjør på ingen måte disse problemstillingene mindre aktuelle, sier Christensen.

Det er den teknologiske utviklingen som i mange tilfeller har gjort den utstrakte bruken av hjemmekontor mulig. Dermed er mange av problemstillingene knyttet til hjemmekontor de samme som man har sett med ny teknologi på arbeidsplassen i mange år, men kanskje ikke har tatt skikkelig tak i. Da pandemien kom, og hjemmekontor ble den nye normen, kom også utfordringene med teknologien susende med ny og økende kraft.

– Jeg kjenner meg igjen i alle disse punktene, ler arbeidsmedisiner Anje Höper. Hun legger til:

– Bortsett fra det med at teknologien truer arbeidsplassen min.

Allerede før pandemien tvang henne inn på hjemmekontoret,  har mange av disse aspektene gjort seg gjeldende i Höpers arbeidsliv. Hun kombinerer en 70 prosent forskerstilling ved Universitetet i Tromsø med en 40 prosent stilling som overlege ved Universitetssykehuset i samme by. I tillegg har hun bygget opp en forskningsgruppe, noe som har ført med seg mye arbeid også utenfor ordinær arbeidstid. Arbeidet har stort sett foregått på datamaskinen, så i tillegg til å «alltid» være tilgjengelig, er arbeidsmedisineren godt kjent med både å kjempe mot hyppige avbrytelser og diverse teknologiske nyvinninger. Da hjemmekontoret var et faktum ble mange av disse utfordringene forsterket.

– Jeg er en veldig utålmodig person, og hvis ting ikke virker blir jeg bare irritert. På sykehuset er det for eksempel tusen brannmurer og mange systemer som ikke snakker sammen. Når man er fysisk på kontoret kan mange problemer enkelt fikses ved å spørre en kollega. Når man er på hjemmekontor er det mye mer styr å få hjelp, forklarer hun.

– Et viktig element ved dette er at vi føler at vi ikke helt stoler på teknologien. At vi er på utrygg grunn og ikke kan være sikker på at ting fungerer. Det er en ekstrabelastning når vi, i tillegg til høye krav ellers, må bruke mye tid og energi på å mestre arbeidsverktøyene våre, forteller STAMI-forskeren.

I litteraturen om technostress og telepress fant forskerne ut at mange av disse utfordringene kunne dempes ved hjelp av teknisk støtte og opplæring. Det som er hakket mer utfordrende er at flere av aspektene ved både technostress, telepress og hjemmekontor er tveeggete sverd.

– Hjemmekontor og digitalisering kan i prinsippet gi fleksibilitet som kan komme arbeidstakeren til gode. Det å ha muligheten til å jobbe nesten hvor som helst, når som helst har i noe forskning vært knyttet til frihet, selvstyre og autonomi, sier STAMI-forskeren.

Fleksibiliteten har av mange blitt dratt fram som det mest positive med den utstrakte bruken av hjemmekontor. Mindre stress med matpakkesmøring og barnehagelevering om morgenen, muligheter for trening i lunsjen. Ser man det fra den siden er det kanskje ikke så rart at en spørreundersøkelse gjennomført av OsloMet viser at minst 70 prosent av de som har hatt hjemmekontor ønsker å fortsette med det også etter pandemien. I undersøkelsen til Akademikerne, gjort blant høyt utdannede, er tallet enda høyere.

– Et stort flertall høyt utdannede trives på hjemmekontor, og nesten 80 prosent ønsker å jobbe minst én dag i uken hjemme etter krisen. Større frihet og fleksibilitet er i utgangspunktet bra, og arbeidsgivere som tilbyr det har helt klart et konkurransefortrinn i kampen om de mest attraktive hodene. Men det har også sine utfordringer, sier leder i Akademikerne, Kari Sollien.

Friheten hjemmekontor har brakt med seg er også noe arbeidsmedisineren Höper har satt pris på.

– Jeg bor rett ved lysløypa, så de dagene jeg var nøye på å ta pauser innimellom var det fantastisk å kunne ta seg en skitur, sier hun.

– Men når man har tatt den skituren tenker man gjerne at man må jobbe litt ekstra utover kvelden, og så ender det med at man sitter lengre enn man egentlig hadde tenkt og egentlig burde, legger hun til.

Det Höper beskriver har også forskerne på STAMI sett.

– Selv om fleksibilitet i utgangspunktet kan være bra, ser man ofte at det kan være problematisk i praksis. De fleste arbeidstakere trenger ikke bare frihet, men også forventningsavklaringer og rammer. I stedet for frihet kan man få en utydelig situasjon der man opplever telepress og har vanskeligheter med å sortere og prioritere oppgaver. Tidligere forskning har for eksempel vist at hjemmekontor øker sannsynligheten for at man får problemer med å balansere krav fra arbeid og privatliv. Dette er noe vi vet ofte går ut over både den fysiske og psykiske helsa, forteller Christensen.

Undersøkelser Akademikerne har gjort blant høyt utdannede viser at mange har erfart, også før pandemien, at teknologien kan gjøre det krevende å balansere jobb og fritid.

– Koronakrisen og mer hjemmekontor har forsterket utviklingen. Våre undersøkelser viser at nesten 60 prosent med hjemmekontor synes det er vanskelig å skille mellom jobb og fritid, og én av fem jobber mer enn før pandemien. Blant høyt utdannede er nettopp stress og lettere psykiske lidelser en viktig grunn til sykefravær, så dette må vi ta på alvor, sier Sollien.

En annen tilsynelatende positiv virkning av hjemmekontor viste seg også i OsloMets undersøkelse. Man skulle kanskje tro at å sloss mot teknologien og alle avbrytelsene man møter i løpet av dagen kaster bort mye tid, men i henhold til undersøkelsen er arbeidstakerne faktisk mer effektive på hjemmekontoret.

Anje Höper har alltid hatt en fullpakket timeplan, men når hun har måttet bevege seg fra A til B har det gitt henne noen naturlige pauser i hverdagen. De falt bort på hjemmekontoret.

– Jeg har sett en interessant entusiasmekurve hos meg selv underveis i pandemien. Til å begynne med tenkte jeg «Kult! Nå får jeg gjort mye mer», men det tok ikke lang tid før det gikk over til «Hjelp! Dette blir alt for anstrengende». Å jobbe sånn går ikke på lang sikt. Man tror man blir mer effektiv, men man blir jo egentlig ikke det.

Selv når det oppleves lystbetont kan ønsket om å være mer effektiv bli destruktivt hvis man ikke passer på.

– På hjemmekontoret kan det være vanskelig å strukturere seg og ta pauser når man har oppgaver man må løse. Er man engasjert i det man driver med kan det hende at man heller ikke merker hvor sliten man er. Jeg skal på ingen måte si at jobbengasjement er negativt, men det er viktig å koble av også. Og restitusjonen vår avhenger ikke bare av den fysiske aktiviteten. Du slapper ikke av hvis du ikke har lagt fra deg jobben psykisk, forklarer Christensen.

Selv om man i mange tilfeller har kunnet jobbe når som helst og hvor som helst i lengre tid, måtte det en global pandemi til for å virkelig utnytte de teknologiske mulighetene på markedet. Endringene i måten vi jobber på skjedde i en så rasende fart at den i prinsippet har sust ifra både forskerne og arbeidsmiljøloven.

Gjennom pandemien har mange bedrifter investert mye penger i å legge til rette for hjemmekontor, og når de ansatte attpåtil ønsker å jobbe mer hjemmefra vil vi nok se fortsatt utstrakt bruk. Også etter at pandemien er over.

Rådet fra STAMI når det gjelder bruk av hjemmekontor i framtiden har vært å vente med å ta store avgjørelser før vi har mer kunnskap på bordet.

En mer utstrakt bruk av hjemmekontor vil også kreve tilpasninger i hvilke lover og regler som skal gjelde på hjemmearbeidsplassen. Arbeids- og sosialdepartementet har sendt ut et forslag til endringer i hjemmekontorforskriften på høring, men forslagene deres tar i liten grad tak i problematikken STAMI-forskerne har satt fingeren på.

Christensen har ikke selv lest høringsforslaget, men tror generelt det kan være vanskelig å vite hvordan disse problemstillingene skal lovreguleres.

– I Tyskland har noen store virksomheter satt ned en regel om å sperre mailserveren etter arbeidstid, men jeg er usikker på hvor godt slike tiltak virker. Jeg vet med meg selv at jeg ville blitt veldig stressa om jeg ikke kunne sjekke mail etter klokka fire. I Frankrike var de tidlig ute med å formulere en lov som regulerer arbeidsgivers rett til å forvente at du er tilgjengelig etter arbeidstid («the right to disconnect»). I Norge har vi et relativt strukturert arbeidsliv, og har allerede den rettigheten. Spørsmålet er bare om vi selv er flinke nok til å forvalte den, sier Christensen.

En slik type lovgiving vil i tillegg gå ut over det mange setter pris på ved hjemmekontor. Nemlig fleksibiliteten. Når man ikke regulerer de teknologiske utfordringene hjemmekontoret bringer med seg, blir det desto viktigere at både arbeidsgiver og arbeidstaker tar ansvar.

– Hvis man ikke selv er flink til å strukturere seg og tenke at nå er jeg på jobb, nå har jeg fri, vil man alltid være et sted midt imellom. Spesielt når det ikke lenger blir kontrollert av lokaliteten. Vi trenger et mer bevisst forhold til dette, og kanskje trenger vi noen rituelle grenser mellom hva som er jobb og hva som er privatliv. Men når det er sagt; brukt på riktig måte kan teknologien være en stor ressurs, sier STAMI-forskeren.

Én av fire høyt utdannede svarte at de ikke ble fulgt godt nok opp av lederen sin på hjemmekontoret første del av pandemien. Disse tallene har imidlertid blitt bedre.

– Mange ansatte trenger rett og slett hjelp til å håndtere friheten de får. Noen ledere er gode på dette, mens andre må lære seg å fjernlede ansatte. Det handler blant annet om tydeligere forventninger og grensesetting, og en langt tettere kontakt og dialog mellom leder og ansatte. Det er også helt nødvendig at hjemmekontorutfordringer settes på dagsorden i kontakten mellom tillitsvalgte, verneombud og ledelsen og i de organer som er etablert for samarbeid på arbeidsplassen, som for eksempel arbeidsmiljøutvalget, forklarer Sollien.

Også STAMI-forsker Christensen mener arbeidsgiverne må ta mer ansvar.

– Virksomhetene må være bevisste på at det er en problemstilling, og at vi må jobbe med hva forventningene er. Teknologien kan få oss til å jobbe mer, og mange er villige til å arbeide mer hvis de føler at de må. Dette kan bidra til økt produktivitet på kort sikt, men hvis kravene blir for intense vil det ikke være bærekraftig. Det er et vanskelig dilemma, men vi kan ikke bare tenke at nå skal teknologien styre og glemme at vi er mennesker med psykologiske behov, sier Christensen.

Selv om hun ikke ønsker å fortsette med hjemmekontor til evig tid, er det elementer arbeidsmedisiner Höper gjerne tar med seg videre etter pandemien.

– En ting jeg virkelig ikke savner er dagsturene til Oslo bare for å snakke kort om noe. Det er fint å kunne møtes fysisk og kanskje man kunne tatt oppstartsmøtet ansikt til ansikt, men etter det er det utrolig mye man kan gjøre digitalt. Den tankegangen håper jeg vi kan beholde, sier hun.

(*) Ragu‐Nathan, T. S., Tarafdar, M., Ragu‐Nathan, B. S., and Tu, Q. (2008). The consequences of technostress for end users in organizations: Conceptual development and empirical valida‐ tion. Information Systems Research og Jena, R. (2015). Technostress in ict enabled collaborative learning environment: An empirical study among indian academician. Computers in Human Behavior