Kunsten å kommunisere på jobb

Du sitter i møterommet med armene i kryss og blikket på telefonen. Kollegaen din presenterer, men noe stemmer ikke i rommet. Uten at du vet det, er du kanskje selv grunnen til at møtet føles dødt.

– Alle i møtet har en påvirkningskraft og hvordan du oppfører deg smitter, sier Vibeke Holtskog.

Bøker, podkaster og TikTok-videoer om kroppsspråk blir stadig mer populære. Likevel er det få som lærer å bruke det der det faktisk teller: på jobb.

– Det er altfor få som får opplæring i hvordan de kan kommunisere mer effektivt på disse interne møteplassene, sier hun.

Holtskog er forfatter og utdannet språklærer med videreutdanning i retorikk. I dag holder hun kurs for ansatte om kommunikasjon og hvordan de kan få større gjennomslagskraft på arbeidsplassen.

Holtskog forteller at dersom du tar notater, nikker og holder øyekontakt skaper du et bedre møte.

– Bare det at jeg smiler litt mens jeg snakker gjør noe med stemmen min, og det påvirker den som lytter til meg. To millimeter opp eller ned har mye å si, sier hun.

Men dersom du setter deg med armene i kryss, titter litt på telefonen og oppfører deg uengasjert, kan du ødelegge mulighetene for god kommunikasjon.

– Da kan du ikke klage over et dårlig møte ved kaffemaskinen etterpå, fordi da er det like mye din fortjeneste, påpeker Holtskog. ​​​​​​​​ 

Den viktigste feilen folk gjør er ​å ikke skille mellom skriftlig og muntlig kommunikasjon.

– Det er en feil som går igjen, uansett om det er fysisk eller digitalt, eller internt eller eksternt. Folk forbereder seg skriftlig, når de bør forberede seg muntlig, poengterer Holtskog. 

Hun forteller at muntlig kommunikasjon handler om å sette punktum oftere, og bruke ord som gir umiddelbar mening. Det kan også være lurt å tallfeste hva man skal si.

​​– Det forbereder den andres hjerne på å ta imot den informasjonen du vil gi dem. Du kan for eksempel si i et møte at du har tre oppdateringer siden sist, sier Holtskog.

Catherine Lemaréchals interesse for kommunikasjon startet i 1989 da hun deltok på et kurs i kommunikasjon og ledelse i regi av Dale Carnegie.

– Der lærte jeg at det ikke er bare hva du sier, men måten du sier det på, som avgjør om du når gjennom til den du snakker til, sier hun.

Hun påpeker at noen kommunikasjonseksperter kunne sagt: vis håndflatene dine mer eller stå med bena bredere. Men det finnes egentlig ingen spesifikke tips.

– Det verste er hvis kroppsspråket bikker over til å bli så profesjonelt at det ikke lenger fremstår personlig. Da blir man så opptatt av å gjøre det riktig at det blir feil, sier Lemaréchal.

Mer enn å perfeksjonere et kroppsspråk handler det om å ha evnen til å dyrke sitt eget engasjement når man snakker. Det vil smitte over på engasjementet til dem som lytter.

– Dersom man ønsker et par tips til selve kommunikasjonen er det gjerne å ha mot til å fremstå med litt autoritet. Det hjelper mye med tydelig stemme, punktvise pauser, og tilstedeværende blikk, sier Lemaréchal.

Et annet tips er å forsikre seg om at den du snakker med har forstått deg riktig.

– Det kan nok kjennes merkelig å gjøre i et møte, men det er veldig effektivt. Det kan du gjøre ved å ansvarliggjøre den som hører på deg ved for eksempel å spørre dem om hva de har fått med seg, foreslår hun.

Sivert Straume er psykolog i Bypsykologene. Han snakker jevnlig med pasienter som sliter med overtenking i sosiale situasjoner.

– De fleste av oss har en evne til å kjenne sosial angst eller frykt i situasjoner der vi tenker at vi blir vurdert av andre. ​​Enkelte er veldig opptatt av kroppsspråk, fordi de har en sosial angstlidelse. De forsøker å holde kontroll på kroppsspråket for å ikke avsløre at de er nervøse og er hele tiden er på vakt mot tegn på at de blir dømt, sier han.

Han forteller at det er naturlig å bli nervøs dersom man står overfor et eller flere alvorlige ansikter.

– De med mye sosial angst kan tolke et blikk på tvetydige måter. Den indre, dårlige følelsen gjør at de kan oppleve blikket som dømmende, uvennlig eller foraktende, selv om det faktisk ikke er slik ut fra den andres kroppsspråk, forklarer han.

Personer med sosial angst kan også være for opptatt av sitt eget kroppsspråk, hvor de har overdrevne forestillinger om hvor synlig deres tanker og følelser er.

– De kan tro at de skjelver voldsomt, flakker for mye med blikket eller har blitt veldig røde i ansiktet, men så er det faktisk ikke slik de oppleves utenfra, forklarer han.

Det kan hjelpe å fokusere mindre på seg selv. Hvis man blir for opptatt av å ikke vise svakhet eller usikkerhet, eller er for redd for å si feil ting, legger det mye press på den sosiale situasjonen. Det er i trygge situasjoner kroppsspråket flyter best.

– Det er ikke et mysterium eller en kode du bevisst må knekke. Det hjelper når du har mindre fokus på deg selv, og befinner deg i en trygg kontekst, sier han.

Straume mener derfor det er viktig å tørre å ta vennlige initiativ for å skape tryggere kontekster.

– Det kan være lurt å være litt frempå. Det kan forhindre en negativ dynamikk hvor begge føler seg avvist av hverandre. Strekk ut en hånd og si noe vennlig i slike møter, oppfordrer han.